Kennst du das? Du willst ALLES auf einmal – mehr Umsatz, begeisterte Kunden, ein starkes Team. Doch genau das ist der Fehler!
Das sagen dir die meisten nicht, aber: Wenn du alles willst, erreichst du nichts!
Der Schlüssel liegt darin, EIN entscheidendes Ziel zu setzen – und zwar richtig.
Tagesgeschäft vs. strategische Ziele: Was ist entscheidend?
Seit meinen Anfängen im Schindlerhof Ende der 90er Jahre erarbeite ich jedes Jahr einen detaillierten Jahreszielplan – seit 14 Jahren auch für meine Kunden in einem moderierten 2-Tages-Workshop. Diese Woche fand der letzte Jahreszielplan-Workshop dieser Saison statt – Zeit für eine Reflexion.
Warum herkömmliche Planungsmethoden scheitern
Der Jahreszielplan startet stets mit einem Rückblick: Was wurde erreicht? Was nicht? Was muss übernommen werden? Doch genau hier liegt die Herausforderung – oft erzeugt dieser Rückblick Frustration statt Stolz. Ein Kunde bat mich sogar einmal, diesen Punkt komplett zu streichen. Warum? Weil viele Planungsmethoden darauf abzielen, mehrere Ziele gleichzeitig zu verfolgen – und genau das führt oft zum Scheitern.
Zu viele Ziele oder überladene To-Do-Listen erhöhen den Druck, aber nicht die Ergebnisse. Das überbordende Tagesgeschäft macht es uns schwer, den Fokus zu halten und strategische Ziele konsequent zu verfolgen.
Der unsichtbare Kampf
Das Tagesgeschäft ist wie ein Wirbelwind – es reißt uns jeden Tag mit. Es ist dringend und erfordert ständige Reaktion. Und doch bringt es uns langfristig nicht weiter. Wer sich ausschließlich darauf konzentriert, erhält lediglich den Status quo.
Strategische Ziele hingegen bringen uns voran – aber sie erfordern aktive Planung und gezielte Zeitinvestition. Ohne bewusste Priorisierung bleiben sie unerreicht.
Ein Kunde fasste es einmal treffend zusammen:
Wir kämpfen nicht gegen Elefanten – auf den ersten Blick unüberwindbare Hindernisse, die uns von unseren Prioritäten abbringen. Schön wär’s. Sondern wir kämpfen gegen Mücken. Die vielen lästigen kleinen Ablenkungen. Jeden Tag setzen sie uns von allen Seiten zu. Wenn wir über die letzten sechs Monate zurückblicken, haben wir kaum eines der Dinge erreicht, die wir uns vorgenommen hatten.
Der Irrtum: Mehr Arbeit bedeutet mehr Erfolg
Die Annahme, dass härteres Arbeiten automatisch zu mehr Erfolg führt, ist ein Irrglaube. Wer ausschließlich reagiert, bleibt in der Opferrolle. Ohne klare Kommunikation von Zielen an Mitarbeiter, Lieferanten oder Partner entstehen Unsicherheit und Demotivation.
„Aber die Wirtschaft, die Bürokratie, der Fachkräftemangel…“
Diese externen Faktoren existieren immer. Doch erfolgreiche Unternehmer lassen sich davon nicht aufhalten – sie schaffen die Voraussetzungen für ihren Erfolg, unabhängig von den äußeren Umständen. Entweder bestimmst Du den Markt – oder der Markt bestimmt Dich.
Der Schlüssel zum Erfolg: Fokus
Um echte Fortschritte zu erzielen, brauchst Du Fokus. Konzentriere Dich auf ein oder zwei strategische Ziele – und erreiche diese exzellent. Wenn Dein Team klar ausgerichtet ist, steigen die Chancen, diese Ziele zu verwirklichen. Denke an einen Fluglotsen: Obwohl er alle Flugzeuge auf dem Radar hat, konzentriert er sich in jedem Moment auf das eine Flugzeug im Landeanflug. Nur durch diese Priorisierung gewährleistet er eine sichere Landung. Setze den Fokus – und steuere aktiv. Überlasse Deinen Erfolg nicht dem Zufall – bestimme Deinen Kurs aktiv und fokussiere Dich auf das, was wirklich zählt.
4 Schritte, um Dein „wirklich entscheidendes Ziel“ zu finden
„Wir brauchen mehr Mitarbeiter. Ohne zusätzliche Mitarbeiter müssen wir die Öffnungszeiten reduzieren.“
„Falsch. Ich sage Dir, wir müssen die Qualität hochschrauben. Deswegen verlieren wir Aufträge.“
„Es tut mir leid, aber die Kosten rennen uns aus dem Ruder. Wir brauchen dringend Sparmaßnahmen.“
Das Ergebnis solcher Diskussionen ist meist schlechte Stimmung und Gerangel in alle Richtungen. Das Problem ist, das jeder seinen Blickwinkel für den wichtigsten hält. Wir sollten also nicht fragen „Was ist das Wichtigste?“ sondern in drei Schritten vorgehen:
Schritt 1: Sammeln – aller Themen und Ziele. Schreibe alles auf. Mach dazu ein Brainstorming.
Schritt 2: Priorisieren – um Deinen Fokus zu finden. Wieviel Themen stehen auf Deiner Brainstorming Liste? 5, 10, gar 20? Stell Dir vor, ich würde Dir 20 Tennisbälle zuwerfen – wieviel fängst Du? Keinen! Stell Dir vor, ich würde Dir EINEN Tennisball zuwerfen – kannst Du den fangen? JA, zumindest ist die Wahrscheinlichkeit um ein Vielfaches höher! Dein Tool zum Priorisieren ist die Wirkung/Machbarkeit-Matrix:
- Welche Themen haben eine hohe Wirkung auf den Erfolg des Unternehmens und sich gleichzeitig leicht umsetzbar? Das sind die Quick Wins – für schnelle Erfolge und Motivation. Diese kannst Du direkt einen Aktionsplan umwandeln (WAS macht WER bis WANN). Setze das zügig um.
- Welche Themen haben eine hohe Wirkung auf den Erfolg des Unternehmens, sind aber schwer umsetzbar? Meist sind es komplexe Themen, die viel Zeit oder Manpower benötigen, wo viel Anstrengung dahintersteht. Das sind strategische Projekte – sie bringen dein Unternehmen langfristig weiter.
Sortiere diese Themen nun nach folgenden Kategorien:
Finanzen / Kunden / Interne Prozesse / Team und Ressourcen
TIPP: Visualisiere auf einem Strategie Radar die wichtigen Themen für das aktuelle Jahr. Cool und maximal leicht verständlich für Dein Team!
Schritt 3: Rangfolge – Blicke auf die strategischen Projekte und bringe sie in eine Rangfolge. Frage Dich: „Wenn alles so weiter laufen würde wie bisher, welches ist der eine Bereich, dessen Veränderung die größte positive Wirkung erzeugen würde? Was hat die größte Hebelwirkung?“
Schritt 4: Was genau? Mach dieses Ziel greifbar, indem Du ein klares Ergebnis definierst. Woran würdest Du den Erfolg erkennen? In der Regel hilft hier die „von-auf-bis“-Formel. Zum Beispiel: „Den Gewinn steigern von -20.000 auf 120.000 bis 31.12.2025“. So einfach das aussieht, so schwer ist es häufig – viele Unternehmer und Führungskräfte haben große Probleme damit, ihre Ziele auf diese Art zu formulieren. Meist mangelt es aber genau an dieser Klarheit. Das Problem dabei ist, dass unklare Zielformulierungen nie zu greifbaren Ergebnissen führen – somit lässt sich nicht feststellen, ob das Ziel jemals erreicht wurde oder nicht.
Wenn Du diese Schritte einhältst, dann hast Du jetzt Dein wirklich entscheidendes Ziel gefunden. Das Ziel hat in der Regel übergeordneten Charakter. Deswegen ist es wichtig, dass Du es in Teilziele herunter brichst. Jeder Leistungsbereich sollte einen Beitrag leisten. Es reicht dabei nicht aus, dass diese Teilziele zum übergeordneten Ziel beitragen, sie müssen es garantieren. Welches sind die absolut notwendigen Teilziele zur Erreichung des Gesamtziels?
Verantwortung klären – Was kann jeder Bereich beitragen?
- Welche neuen Maßnahmen bringen uns wirklich näher an unser Ziel?
- Welche Stärken können wir als Hebel nutzen?
- Welche Schwächen behindern uns?
- Was hat den größten Einfluss auf die Zielerreichung?
Dein Ziel ist definiert – und nun?
Wenn Du es jetzt dabei belässt, die Ergebniskennzahlen im Auge zu behalten – zum Beispiel Deine BWA – gerätst Du in Stress und kaust Fingernägel, bis Du auf die neuesten Ergebnisse wartest.
„Ein Unternehmen anhand von Finanzzahlen zu steuern, ist wie Autofahren mit Blick in den Rückspiegel.“ – W. Edwards Deming
Du und Dein Team, Ihr müsst wissen, was zu tun ist – und Euch auf die Verbesserung der Frühindikatoren konzentrieren.
Frühindikatoren sind Aktivitäten mit großer Hebelwirkung, die zu einer Verbesserung der Ergebniskennzahl z.B. Umsatz führen. Sie besitzen Prognosecharakter, das heißt, wenn Du einen Frühindikator verbesserst, kann eine Prognose über die Veränderung des Ergebnisses getroffen werden. Ein Frühindikator ist außerdem beeinflussbar. Soll heißen, das Team hat direkten Einfluss auf die Aktivitäten.
Beispiele:
- Positiv: Wie oft haben wir die Abteilungscheckliste eingehalten? Die Einhaltung führt direkt zu einer geringeren Fehlerquote, was sich in der Kundenzufriedenheit bemerkbar macht.
- Negativ: Wetterbedingungen – sie beeinflussen den Absatz, sind aber nicht beeinflussbar.
Manchmal sind diese Daten schwer zu beschaffen, und das ganze dauerhaft umzusetzen kann echte Disziplin erfordern. Aber es lohnt sich. Am Ende sind es die Frühindikatoren, die den Unterschied ausmachen. Sie schließen die Lücke zwischen dem theoretischem Wissen und Planen von dem, was Dein Team tun sollte und den tatsächlichen Aktivitäten.
Ein wirksamer Frühindikator erfüllt folgende Kriterien:
- Hebelwirkung: Erzeugt er eine große Wirkung auf das gewünschte Ergebnis?
- Vorhersagekraft: Gibt er einen verlässlichen Hinweis auf zukünftige Ergebnisse?
- Beeinflussbarkeit: Können wir ihn aktiv steuern?
- Nachhaltigkeit: Handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess?
- Zuständigkeit: Wer trägt die Verantwortung – das Team oder die Führungskraft?
- Messbarkeit: Kann er objektiv gemessen werden?
Es ist nicht leicht, den richtigen Hebel zu finden. Wahrscheinlich ist es für Führungskräfte die größte und schwierigste Herausforderung. Meist sind die Daten für einen Frühindikator schwieriger zu beschaffen als die Daten der Ergebniskennzahl. Doch diesen Frosch musst Du küssen.
„Die Hill Air Force Base in Utah hat ihren Namen von Major Pete Hill, einem Piloten, der 1935 bei einem Absturz ums Leben kam. Es ist keine Übertreibung zu sagen, dass dieser Absturz und dieser Tod die Luftfahrt für immer verändert haben. … Am 30. Oktober 1935 sollte er einen Flug unternehmen, der zum Höhepunkt seiner Karriere hätte werden können. Sein Flugzeug an diesem Tag war das experimentelle Modell 299 von Boeing, ein Prototyp dessen, was später die berühmte B-17 Flying Fortress des Zweiten Weltkriegs werden sollte. Es war ein Testflug. Das Flugzeug schoss die Landebahn hinunter, hob ab, begann einen Steigflug und blieb in einer Höhe von etwa 200 Fuß stehen, kippte plötzlich auf, überschlug sich und stürzte in Flammen auf. Hill und Tower starben fast sofort an ihren Verletzungen. Die anderen drei überlebten. Eine Zeit lang war der Unfall geheimnisumwittert. Die Ermittler stellten fest, dass sich die 299 in perfektem mechanischen Zustand befand, und ein Pilotenfehler bei einem solchen Routinestart wurde ausgeschlossen. Was passierte, war folgendes: Als die Besatzung ihren Vorflug durchführte, vergaß sie, etwas zu überprüfen – die Windböen-Verriegelungen an den Höhenrudern und am Seitenruder. Diese Geräte, die verhindern, dass sich Steuerflächen bewegen, wenn sich ein Flugzeug am Boden befindet, wurden nie abgeschaltet. Während des Fluges machten sie das Schiff unkontrollierbar. Es schien unvorstellbar, dass dieser Ausrutscher eine solche Katastrophe auslösen könnte, aber er tat es. Dem menschlichen Gedächtnis konnte man nicht mehr trauen. Als direktes Ergebnis entwickelte Boeing eine „Checkliste“, um Versäumnisse und Vernachlässigungen bei der Vorbereitung und dem Flug von Flugzeugen zu verhindern. Heutzutage kann niemand mehr ein Flugzeug starten oder landen, ohne die Checkliste zu verwenden. …“
Quelle: https://www.airandspaceforces.com/
Die Pilotencheckliste ist ein Beispiel dafür, was unter einer großen Hebelwirkung verstanden wird. Die Erledigung der Checkliste dauert nur wenige Minuten, kann aber eine enorme Auswirkung haben. Wenn diese Checkliste zu 100% ausgeführt wird, kann die Wahrscheinlichkeit eines sicheren Fluges vorhergesagt werden. Die Piloten haben direkten Einfluss darauf.
Sobald Dein Team den Frühindikator kennt, sieht es das Ziel mit anderen Augen.
„Wir müssen den Umsatz erhöhen“ hat eine Qualität als die Aussage „Wir müssen die Anzahl der ausverkauften Artikel senken“.
Fallbeispiel Handwerksbetrieb:
Kürzlich moderierte ich ein Strategiemeeting eines inhabergeführten Handwerksbetriebs in 3. Generation. Der Handwerksbetrieb befindet sich derzeit in einer schwierigen Situation. Die bestehenden Kunden sind Automobilzulieferer und selber mit einer sinkenden Auftragslage konfrontiert. Der Gewinn ist im letzten Jahr massiv eingebrochen. Es muss was passieren. Das Unternehmen strebt an, den Gewinn von aktuell -200.000 Euro auf 300.000 Euro bis Dezember 2025 zu steigern.
Um dieses Ziel zu erreichen, wurden folgende Maßnahmen per Brainstorming identifiziert:
- Der Umsatz soll durch die Entwicklung eigener Produkte erhöht werden.
- Die Präsenz in den sozialen Medien soll gezielt ausgebaut. werden
- Der Einkauf soll optimiert werden, um Kosten zu senken.
- Betriebsabläufe sollen durch Digitalisierung effizienter gestaltet werden.
- Es wird in neue, produktivere Maschinen investiert.
- Die Reklamationskosten sollen deutlich gesenkt werden.
- Das Bewusstsein für Qualität bei den Mitarbeitenden wird gestärkt.
Angenommen, alle Unternehmensbereiche würden ihr derzeitiges Leistungsniveau beibehalten: Welches ist der Bereich mit dem größten Hebel?
Der Bereich mit dem größten Hebel zur Gewinnsteigerung ist die Reduzierung der Reklamationskosten. Die Reduzierung der Reklamationskosten bewirkt eine Reduzierung der internen Nacharbeiten, eine Reduzierung der externen Reklamationen sowie eine Einsparung in Material und Arbeitszeit.
Den Frühindikator bestimmen: Einhaltung der Abteilungscheckliste. Bereits vor einigen Jahren wurden sogenannte Abteilungschecklisten erarbeitet, die pro Auftrag erstellt werden und von Abteilung zu Abteilung weiter gehen bis hin zum Versand. In den letzten Jahren wurde mit diesen Checklisten nicht mehr aktiv gearbeitet, sie wurden lediglich punktuell zum Beispiel bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern genutzt. Wir kamen zur Erkenntnis! Durch die konsequente Einhaltung der Abteilungschecklisten könnten 99 % der Fehler vermieden werden! Dies führt zu einer deutlichen Minimierung der Kosten für interne und externe Reklamationen.
Aktuell liegen die Zahlen deutlich über den angestrebten Werten:
- Das Ziel für interne Reklamationen im Jahr 2024 beträgt 1 pro Woche, der derzeitige Ist-Wert liegt jedoch bei 4,28 pro Woche.
- Für externe Reklamationen liegt das Ziel bei 12 pro Woche, während der aktuelle Ist-Wert 27,34 pro Woche beträgt.
Die Einhaltung der Abteilungscheckliste kann über eine einfache Strichliste erfolgen, die täglich die Anzahl der Aufträge sowie die Einhaltung der Checkliste erfasst. Diese Liste wird in allen Abteilungen eingeführt und am jeweiligen schwarzen Brett ausgehangen.
Erfüllt dieser Frühindikator die notwendigen Kriterien?
- Hebelwirkung: JA, er erzeugt eine große Wirkung auf das gewünschte Ergebnis (mit der Einhaltung der Checkliste werden die Reklamationen gesenkt, und somit massive Einsparungen erzeugt, was zur Gewinnsteigerung beiträgt)
- Vorhersagekraft: Ja, es gibt einen verlässlichen Hinweis auf zukünftige Ergebnisse
- Beeinflussbarkeit: JA, das Team kann es aktiv steuern
- Nachhaltigkeit: JA, es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess – täglich wiederkehrend
- Zuständigkeit: Das Team trägt die Verantwortung – die Führungskraft sorgt lediglich für die Rahmenbedingungen
- Messbarkeit: JA, die Einhaltung der Checkliste kann objektiv gemessen werden
Die Umsetzung der genannten Maßnahmen – insbesondere die Fehlervermeidung durch Checklisten – bietet ein erhebliches Potenzial zur Kostenreduktion und trägt entscheidend zur Erreichung des Gewinnziels bei.
Fazit:
Erfolgreiche Unternehmen überlassen ihre Zukunft nicht dem Zufall – sie bestimmen ihren Kurs aktiv. Der Schlüssel liegt darin, sich auf wenige, wirkungsvolle strategische Ziele zu konzentrieren und diese konsequent zu verfolgen. Während das Tagesgeschäft oft die Aufmerksamkeit bindet, sind es die gezielten Frühindikatoren, die langfristig den Unterschied machen.
Nur wer Klarheit über seine Prioritäten schafft, Verantwortung im Team klar definiert und konsequent die relevanten Hebel betätigt, erzielt nachhaltigen Erfolg. Also: Setze den Fokus – und steuere aktiv. Denn am Ende entscheidet nicht, wie viel Du arbeitest, sondern woran Du arbeitest.
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