Das WER entscheidet über den Erfolg!

Klarheit im Team: Wie du mit Rollen und Aufgabenlisten echte Entlastung schaffst

August 1998: Mein erster Tag im Schindlerhof als Assistentin der Geschäftsleitung von Klaus Kobjoll. Ich platze fast vor Aufregung. So viel Neues. Kann ich das? Werde ich mir alles merken können? Sehr herzlich werde ich begrüßt, mit einem Blumenstrauß, Visitenkarten, der Schreibtisch ist vorbereitet… Es kann losgehen. Doch statt gleich in lange Erklärungen der Aufgaben einzutauchen, bekomme ich erstmal eine „Hauptaufgabenliste“, die HAGL in der Schindlerhof-Sprache. Die Hauptaufgabenliste gibt mir eine sofortige Übersicht die Rollen, die auf mich warten – und die ich aktiv Schritt für Schritt übernehmen kann. Den jeweiligen Rollen sind regelmäßig wiederkehrende Aufgaben zugeordnet, und ich sehe auf einen Blick wie oft diese Aufgabe erledigt werden muss, wie weit ich entscheiden kann, wer mich vertritt und wo ich eine Durchführungsbeschreibung finde. WOW. Ein Gefühl des Überblicks und der Sicherheit ab dem ersten Tag. Und bald stelle ich fest: JEDER im Team hat eine solche Liste, vom Praktikanten bis zur Unternehmensführung! Jedes Jahr im Februar kam eine herzliche Erinnerung vom Chef, man möge doch bitte seine Hauptaufgabenliste aktualisieren und beim jeweiligen Teamleiter abgeben. Ein gelebtes Ritual. Und tatsächlich: Diese Liste begleitete mich bis zum letzten Tag im Unternehmen.

Dank einer guten Organisation sind die Kobjolls als Inhaberfamilie im Tagesgeschäft praktisch nicht anzutreffen. Das ermöglicht das Arbeiten AM statt IM Unternehmen – und 2 Monate Urlaub im Jahr ohne ein einziges geschäftliches Telefonat.

Heute, über 25 Jahre später weiß ich, dass das nicht der Realität in den meisten kmus entspricht. Ein Kunde beschreibt seine Situation so: „Die To-dos türmen sich. Immer wieder landet alles auf meinem Schreibtisch. Mitarbeiter kommen mit Fragen, obwohl ich dachte, es sei längst geklärt. Meine Frau und ich fahren nicht gemeinsam in den Urlaub, gemeinsam sind nur ein paar Tage drin. Häufig trauen sich meine Mitarbeiter gar nicht, Entscheidungen zu treffen. Das End vom Lied? Ich mach alles selber. Ich fühle mich unersetzlich. Ein echter Flaschenhals. Gleichzeitig weiß ich, dass Strukturen essenziell sind, um das Unternehmen voran zu bringen. Doch wie gehe ich das an?“

Es stimmt: Skalieren ist in diesem Zustand unmöglich.
Heute möchte ich Dir einen Leitfaden vorstellen, der mit Struktur und Klarheit echte Entlastung schafft.

Mit drei kraftvollen Werkzeugen kannst du dein Unternehmen entlasten und die Zusammenarbeit auf ein neues Niveau heben:

• Ein einfaches Organigramm
• Ein klares Rollenverständnis
• Eine gelebte Aufgabenliste für jede Position

Diese drei Elemente schaffen Klarheit, Verlässlichkeit und Selbstverantwortung – für dich als Inhaber genauso wie für dein gesamtes Team.

Warum Klarheit so oft fehlt – und was das mit deiner Aufbauorganisation zu tun hat

Viele kleine und mittlere Unternehmen wachsen organisch. Mitarbeiter werden eingestellt, Zuständigkeiten ergeben sich irgendwie.
Neue Aufgaben entstehen einfach – meist, weil jemand sie gerade übernimmt. Das fühlt sich im Alltag pragmatisch an, ist aber langfristig ein großes Risiko.
Denn:
Was nicht geregelt ist, bleibt unklar.
Was unklar ist, wird nicht delegiert.
Was nicht delegiert ist, bleibt bei dir.
Und plötzlich bist du der Flaschenhals.
Im schlimmsten Fall kann niemand ohne dich Entscheidungen treffen. Die Abläufe hängen an Einzelpersonen, das Wissen ist nicht dokumentiert. Krankheitsausfälle, Kündigungen oder Wachstum stellen das ganze System in Frage.

Es ist Dienstag, 9:30 Uhr. Du auf der Arbeit.

Was ist zu tun?

• Ein Viertel deiner Zeit wird mit Unvorhergesehenem gefüllt: Rückfragen, Zwischenfälle, Feuerlöschen.
• Maximal 20 % verbringst du mit strategischen Projekten.
• Der ganze Rest – und das ist die bittere Wahrheit – besteht aus regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben. Und genau dafür brauchst du eines: größtmögliche Klarheit.

Denn ohne Klarheit keine Konzentration.
Ohne Konzentration keine Qualität.
Ohne Qualität keine Wertschöpfung.
Der Weg zu mehr Leichtigkeit beginnt nicht mit noch mehr Einsatz – sondern mit Struktur.

Meistens ist es doch so: Ein häufiges Problem in der Organisation von Unternehmen sind unklare Zuständigkeiten und Aufgaben. Mitarbeiter klagen – zu Recht –, dass ihnen niemand genau sagen kann, wo ihre Verantwortung beginnt und wo sie endet. Was sie tun sollen, was sie lassen sollen. Was dringend ist – und was eigentlich gar nicht in ihren Bereich fällt. Und das Tragische daran: Oft haben die Chefs selbst keinen Überblick über die Vielzahl an Aufgaben, die eigentlich klar geregelt und sinnvoll zugewiesen sein müssten…

Wer nur auf individuelle Leistung setzt, baut sein Haus auf Sand. Wer dagegen in klare Strukturen investiert, legt ein Fundament, das trägt – auch in stürmischen Zeiten.

Peter Drucker, der wohl einflussreichste Management-Denker des 20. Jahrhunderts (1909–2005), hat unzählige Prinzipien geprägt, die bis heute gelten. Einer seiner provokantesten Sätze lautet:

„Wenn Sie glauben, dass individuelle Kompetenz der Schlüssel zum Erfolg ist, werden Sie Ihr ganzes Leben lang scheitern.“

Eine steile These – und gleichzeitig eine tiefe Wahrheit. Denn was viele unterschätzen: Nicht das Talent einzelner entscheidet über den Erfolg eines Unternehmens, sondern die Struktur, in der dieses Talent wirken kann. Drucker betonte immer wieder, dass rund 50 % des Erfolgs auf die gewählte Aufbauorganisation zurückzuführen ist – also darauf, wie klar Verantwortung, Zusammenarbeit und Entscheidungswege im Unternehmen geregelt sind. Wer nur auf individuelle Leistung setzt, baut sein Haus auf Sand. Wer dagegen in Strukturen denkt, legt das Fundament für nachhaltigen Unternehmenserfolg.
„Wenn Sie glauben, dass individuelle Kompetenz der Schlüssel zum Erfolg ist, werden Sie Ihr ganzes Leben lang scheitern! Die Wahrheit ist nämlich:
50% Erfolgsanteil hat die Aufbau-Organisation, die Sie wählen.
35% Erfolgsanteil hat die Ablauf-Organisation.
Die restlichen 15% sind ihre individuelle Kompetenz – und die beschränkt sich in der Regel darauf, dass Sie in den beiden anderen Bereichen angemessene Lösungen installieren. Und es genügt nicht, dass Sie es verstehen. Sie müssen danach handeln. Wenn Sie das tun, verspreche ich Ihnen, dass Sie größere Fortschritte machen als jemals zuvor in ihrem Leben.“

Deine Richtschnur für AUFBAUORGANISATION

Schritt 1: Die Kraft eines modernen Organigramms – mehr als nur Kästchen auf Papier

Ein Organigramm beschreibt die Aufbauorganisation deines Unternehmens. Es zeigt, wer an Bord ist, welche Aufgaben und Kompetenzen vorhanden sind und wie Verantwortung verteilt ist. Soweit die Theorie. In der Praxis sind viele Organigramme entweder gar nicht vorhanden oder völlig veraltet – ein PDF von vor zehn Jahren, das keiner kennt oder versteht.
Das muss nicht sein. Ein Organigramm kann…

• Zusammenarbeit sichtbar machen
• Verantwortung klären
• Orientierung geben (vor allem für neue Mitarbeitende)
• Führung und Vertretung strukturieren

Es gibt viele Möglichkeiten Organigramme zu visualisieren.

Klassisches Top-Down-Organigramm

Vorteile: Klarheit der Linien: Direkte Berichts und Eskalationswege sind sofort erkennbar. Einfach zu erstellen und zu verstehen, sowohl für Interne als auch Externe (und Neue). Standardisiert: Weit verbreitete Form, vertraut in den meisten Unternehmen.

Nachteile: Starrheit. Abteilungen können isoliert wirken, Querschnittskommunikation wird nicht dargestellt. Abteilung teilt ab. Wachstumslimitierung: Bei sehr großen Organisationen wird das Diagramm unübersichtlich. Mitarbeiter Perspektive: Eigenverantwortung und Netzwerke bilden sich in der reinen Top Down Darstellung kaum ab.

Im Schindlerhof – einem meiner prägenden Stationen – wurde das klassische Organigramm auf den Kopf gestellt. Führungskräfte stehen nicht oben, sondern unten. Sie tragen das Team – nicht andersherum. Die Azubis und die Mitarbeiter mit dem meisten Gastkontakt stehen ganz oben! Tolle Signalwirkung!

Kreis- oder Netzwerkorganigramm

Vorteile: Netzwerkdenken. Zusammenarbeit und informelle Beziehungen werden sichtbar gemacht. Innovationsförderung: Dynamische Team Kommunikation jenseits starrer Hierarchien. Fördert Silo Auflösung: Verbindungen zwischen Einheiten stehen im Fokus.
Nachteile: Interpretationsbedarf. Außenstehenden fehlen klassische Hierarchiemarker (Linien, Kästen). Unübersichtlichkeit: Bei vielen Verknüpfungen wirkt das Diagramm schnell chaotisch. Implementierungsaufwand: Erfordert klare Legende und Erklärung, sonst schwer verständlich.

Bei der Metzgerei DER LUDWIG ist das Organigramm ein Zahnradmodell. Wir stehen in Verbindung zueinander und drehen gemeinsam am Erfolg.

Welche Form der Visualisierung entspricht eurem Unternehmen? Gestalte es – mit Karten, Stiften oder digital.

• Wer gehört zu welchem Bereich?
• Welche Rollen sind formal besetzt – und welche informell wichtig?
• Gibt es Führungskräfte, die keine disziplinarische Macht haben, aber dennoch als Leader wahrgenommen werden?

Je nach Unternehmensgröße, -kultur und Zielsetzung sollte die passende Form gewählt — oft lässt sich auch eine Kombination mehrerer Visualisierungsarten nutzen, um sowohl Hierarchie als auch Dynamik und Vernetzung abzubilden.

Informelle Rollen – Die versteckten Leader

Erkenne die, die im Hintergrund führen! Neben den großen, bekannten Rollen gibt es auch Menschen, die nicht offiziell führen, aber trotzdem eine wichtige Rolle spielen. Oft sind es Mitarbeiter, die seit vielen Jahren im Betrieb arbeiten und sich ganz stark mit dem Unternehmen, mit der Inhaberfamilie identifizieren. Das kann die Verkäuferin, der Hausmeister sein. Diese Leute sind super wichtig! Es ist gut, sie zu erkennen und ihnen Verantwortung zu geben, damit sie noch besser helfen können. Sie können ein „Mandat“ erhalten, das auch im Organigramm verankert werden kann.
Denke an Team-Coach oder Qualitätsmanagement-Beauftragter.

Flache Hierarchien – Weniger ist mehr!

Span of Control: Führe nicht mehr als 5–8 direkte Mitarbeitende je Führungskraft, um persönliche Begleitung zu sichern, regelmäßiges Feedback zu ermöglichen und Überlastung zu vermeiden.

Schritt 2: Von der Stelle zur Rolle – das Ende der Stellenbeschreibung

Wir Menschen sind vielseitig. Im privaten wie im beruflichen Kontext übernehmen wir ständig neue Rollen. Mutter, Vater, Freund, Teamlead, Verkäufer, Mentor – oft gleichzeitig.
Warum sollte es im Unternehmen anders sein? Klassische Stellenbeschreibungen sind oft zu eng. Sie definieren Tätigkeiten, aber keine Verantwortung. Sie ignorieren, was Menschen wirklich leisten – und was sie brauchen, um ihre Rolle auszufüllen.

Der Perspektivwechsel: Rolle statt Stelle

Eine Rolle ist mehr als ein Jobtitel. Sie beschreibt die Hauptaufgabe (z. B. Kundenkommunikation) und den Zweck: Was ist der Hauptbeitrag dieser Rolle zum Unternehmenserfolg?

Rollen sind persönlich. Sie werden nicht vergeben – sie werden angenommen. Und genau deshalb funktionieren sie auch: Sie machen aus Beschäftigten Mitgestaltende.

Schritt 3: Die Aufgabenliste – dein unterschätztes Supertool

Die Aufgabenliste ist das Rückgrat deiner Struktur. Sie bringt Ordnung in das, was im Alltag oft untergeht. Und sie ist ein geniales Werkzeug für Führung und Selbstorganisation zugleich.
Woraus besteht eine gute Aufgabenliste?

• Hauptaufgaben (Rollen)
  Was ist meine Rolle im Unternehmen? (z. B. Verkauf, Einkauf, Kundenbetreuung) und was ist der Beitrag der Rolle zum Unternehmenserfolg?
• Wiederkehrende Aufgaben
  Welche Tätigkeiten erledige ich regelmäßig? (z. B. Angebote versenden, Forecast erstellen)
• Frequenz
  Wie oft taucht die Aufgabe auf? (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)
• Vertretung
  Wer übernimmt diese Aufgabe bei Abwesenheit?

Tipp: Vertretung, aber auch Karriere- & Nachfolgeplanung

Wenn du eine wichtige Rolle im Team hast, wie zum Beispiel die Chef-Position, solltest du auch wissen, wer für diese Rolle bereit ist, falls du mal nicht da bist. Damit das Team immer weiter funktioniert.

Jeder hat die Möglichkeit, im Team besser zu werden! Deshalb sollte es für jede Rolle klar sein, welche Schritte man gehen muss, um in der Karriere weiterzukommen.
Transparenz schafft Motivation und zeigt Entwicklungspfade.

Zum Beispiel:
• Junior: Jemand, der neu ist.
• Professional: Jemand, der gut in seiner Rolle ist.
• Senior: Ein erfahrener Profi.
• Lead: Derjenige, der die Verantwortung übernimmt.

Level System für Rollen: Definiere für jede Rolle Karrierestufen.

Fit Gap Analyse für Schlüsselpositionen
1. Identifiziere Vertretungen und/oder potenzielle Nachfolger
2. Decke Kompetenz Lücken auf
3. Definiere Entwicklungsmaßnahmen.

Das ist eine optimale Grundlage für ein Mitarbeiter-Entwicklungsgespräch.
So wird deine Aufbauorganisation nicht nur sichtbar, sondern auch resilient und zukunftssicher.

• Entscheidungskompetenz
  Wo möglich, können hier konkrete Angaben gemacht werden (z.B. Einkauf Büromaterial bis 300€, Angebotsgestaltung frei unter Einhaltung der Preise). Wo dies nicht möglich ist, bieten Sie Stufen der Entscheidungskompetenzen an:

1 = Ich entscheide frei
2 = Ich setze nach Rücksprache um
3 = Ich bin ausführende Kraft

• Durchführungsbeschreibung/Prozessverweis
  In der Aufgabenliste befindet sich keine Erklärung zur Durchführung. Denn befindet sich (hoffentlich bereits) der Welt der Prozesse. Deswegen an dieser Stelle ein Querverweis: Wo finde ich die Anleitung zur Aufgabe?

Die Praxis: Wie du das ins Unternehmen bringst

Struktur entsteht nicht durch Excel-Listen – sondern durch gemeinsames Erarbeiten.
So gehst du vor:

a. Starte mit dem Team

Mach ein Projekt draus. Ein offizieller Kick-Off fürs Team, anschließend zwei Wochen Arbeit an den Aufgabenlisten. Los geht’s.

b. Rollenklarheit schaffen

Was sind die Rollen und Hauptaufgaben von jedem Einzelnen?

c. Aufgabenliste füllen

Ein zentraler Schritt ist die ehrliche Analyse der Aufgaben – und zwar Bottom-up. Es geht nicht darum, von oben vorzugeben, was jemand zu tun hat. Sondern darum, herauszufinden, was wirklich getan wird. Und das funktioniert nur, wenn du dein Team ernst nimmst und ins Vertrauen gehst. Gib jedem Mitarbeitenden eine Blanko-Vorlage zur Aufgabenliste – ohne Vorgaben. Die Devise lautet: Wir brauchen die ungeschminkte Situation.

Warum das so wichtig ist, zeigt ein Beispiel aus einer Schreinerei mit 25 Mitarbeitern:
Ein ganz typischer Aha-Moment, der nur durch echte Analyse möglich wurde. Der Produktionsleiter – eigentlich verantwortlich für Koordination, Qualitätskontrolle und Prozesssteuerung – füllte seine Liste gewissenhaft aus. Unter anderem stand darin: „Mitarbeiter-Toiletten auffüllen: Seife, Papier, Handtücher“. Hätte man ihm eine vorgefertigte Liste gegeben, hätte er das vermutlich nie erwähnt. Aber die Wahrheit ist: Er hat’s einfach gemacht. Jahrelang.
Die entscheidende Frage: Soll er das tun?
Ganz klar: Nein. Seine Zeit, sein Know-how, seine Verantwortung – das alles ist viel zu wertvoll, um sich mit solchen Aufgaben zu verzetteln.
Erst durch diese ehrliche Analyse wurde sichtbar, wo Aufgaben fehl am Platz sind – und konnten sinnvoll im Team verteilt werden. So entsteht echte Effizienz. Nicht durch Kontrolle, sondern durch Klarheit.

Lasst die Blanko Liste zwei Wochen lang neben deinem Arbeitsplatz liegen – jeder füllt seine persönliche Aufgabenliste aus und ergänzt alle zu den Rollen bzw. Hauptaufgaben gehörigen regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben.

Frage Dich zuerst nach dem WAS und befülle die Liste Deiner Aufgaben:
• Sammle alle regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben, die zu der jeweiligen Hauptaufgabe gehören.
An dieser Stelle keine ausführlichen Beschreibungen, sondern nur Stichworte.

TIPP: Formuliere aktiv mit NOMEN und VERB
Beispiel: Angebote versenden, Offene Angebote nachfassen, Forecast erstellen
Bearbeite nun Aufgabe für Aufgabe, also Zeile für Zeile… Wenn Du keine Antwort finden kannst, lasse das Feld zunächst frei.

d. Quercheck: Aufgaben und Prozesse abgleichen

Frag dich: Gibt es für jede Aufgabe eine Durchführungsbeschreibung? Und wenn ja: Wo findest Du sie? Füge hier einen Querverweis ein (z.B. 3.1 Angebotserstellung).
→ Das ist ein Goldschatz für euer Qualitätsmanagement!

e. Aufgaben klären und dokumentieren

Klarheit und Verbindlichkeit ist der Schlüssel. Deshalb:
• Aufgabenliste mit dem nächsten Vorgesetzten durchsprechen, alles Unklare und Entscheidungskompetenzen definieren
• Mit Unterschrift bestätigen
• Jährlich aktualisieren

f. Der wichtigste Schritt zum Schluss

Die schönste Aufgabenliste bringt nichts, wenn sie in der Schublade landet. Deshalb gilt: Überführe deine Aufgabenplanung in dein persönliches Organisationssystem. Nur so stellst du sicher, dass aus Klarheit auch wirklich Umsetzung wird.
Ob du mit Outlook-Aufgaben, einer unternehmensinternen App, den integrierten Tools von Apple oder freien Tools wie Todoist arbeitest – entscheidend ist, dass du ein System hast, das du täglich nutzt und pflegst.
So werden Aufgaben nicht nur sichtbar, sondern auch verbindlich.
So kannst du Prioritäten setzen, Deadlines definieren und dich selbst entlasten.
Denn Klarheit ist kein Einmal-Projekt – sondern ein Prozess. Und dieser Prozess braucht ein digitales Zuhause, in dem deine Struktur lebt.

Der Nutzen? Enorm!

Eine durchdachte Aufgabenplanung bringt weit mehr als nur Ordnung – sie schafft einen echten Unterschied im Arbeitsalltag.

• Klarheit: Jeder weiß, was zu tun ist – und was nicht.
• Sicherheit: Verantwortlichkeiten sind geregelt, nichts bleibt dem Zufall überlassen.
• Effizienzsteigerung: Zeitfresser, Doppelarbeit und stille Zuständigkeiten fliegen endlich auf.
• Wertschätzung: Wer seine Aufgaben und Rollen kennt, fühlt sich gesehen und ernst genommen. 😊
• Leichtere Übergaben: Aufgaben lassen sich gezielt übertragen – z. B. über eine interne „Aufgabenbörse“.
• Urlaubsvertretung? Kein Problem: Die Liste wird zum Rettungsanker bei Abwesenheit.
• Onboarding-Tool: Neue Mitarbeitende starten mit Überblick statt Orientierungslosigkeit.
• Soforthilfe bei Ausfall: Bei spontanen Engpässen greift die Struktur – nicht das Chaos.

Kurz: Dieses Tool ist nicht nur eine Liste. Es ist ein Führungsinstrument, ein Sicherheitsnetz und ein Wertschätzer in einem.
Oder anders gesagt: Es ist ein Schlüssel zur Selbstorganisation und Teamstärkung – ein echter Hebel für moderne Führung.

Mit der richtigen Struktur schaffst du Klarheit und sparst nicht nur dir, sondern auch deinem Team viel Zeit und Energie. Es geht darum, Standards zu schaffen, die dein Unternehmen voranbringen – und zwar ohne Ballast. Wenn jeder im Unternehmen genau weiß, was wann zu tun ist und wie der Ablauf aussieht, passiert etwas Magisches: Die Abläufe werden effizienter, die Verantwortung klar verteilt und Fehler werden minimiert. Das sorgt für Ruhe im Team, klare Fokussierung – und am Ende mehr Leichtigkeit und Freude bei der Arbeit auch dank Transparenz.

Dein Weg dorthin? Step by Step.

Mein Tipp für dich: Geh mit gutem Beispiel voran.
Fang mit einer Liste DEINER Rollen und Aufgaben an!
Diese kleinen Schritte erzeugen große Klarheit – und sind die Basis für alle weiteren Entwicklungen.

Fazit: Struktur macht frei – und schafft Zukunftssicherheit

Die Idee klingt paradox – aber sie ist wahr: Struktur macht frei.
Denn wenn klar ist, wer was wann und wie tut, entsteht:

• Selbstverantwortung
• Delegierbarkeit
• Entlastung für Führungskräfte
• Sicherheit für das Team
• Raum für strategische Weiterentwicklung

Als Inhaber brauchst du nicht mehr Kontrolle, sondern mehr Klarheit. Und Klarheit entsteht durch strukturierte Sichtbarkeit von Aufgaben und Verantwortung.

Du willst es richtig angehen?

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Ich unterstütze dich gern beim Rollout im Team – ob über Workshops, Einzelcoachings oder Online-Angebote.
Weil Klarheit kein Zufall ist. Sondern eine Führungsentscheidung. Und die kannst du jetzt treffen.

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