On-Off-Lockerungen, Impfdebakel… zermürbend. Viele sehnen sich nach einer glaubwürdigen Perspektive. Die kann uns jedoch wohl niemand im Moment liefern. Dennoch hilft es nicht, den Kopf in den Sand zu stecken. Vielmehr sollten wir im Fokus bleiben. Kleine Schritte sind derzeit angebracht. Viele meiner Kunden sind immer noch im Lockdown, zumindest teilweise.
Die Zeit bis zur Wieder-Eröffnung – für den einen früher, für den anderen später – könnt Ihr ideal nutzen, um Eure interne Struktur auf den Prüfstand zu stellen.
Re-Start: Die Frage ist nicht nur wann, sondern auch WIE. Diesen Moment können wir sonst nur mit Aufwand erzeugen! Wenn der Betrieb erstmal wieder läuft sind wir gefangen im alltäglichen Klein-Klein, getrieben von vielen To Dos von allen Seiten.
Ich zeige Euch, wie Ihr in drei Schritten gemeinsam Strukturen überprüft und das rausholt, was Euch schnell und nachhaltig macht.
Schritt 1: Überprüft Eure AUFBAU-Organisation
Die Aufbauorganisation beschreibt das Gerüst Eures Unternehmens und somit die Arbeitsteilung. Sie kann dazu dienen die Effizienz zu steigern, Kosten zu reduzieren – und durch Sicherheit an Dein Team vermitteln durch klare Aufgaben und Zuständigkeiten. Das wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit und Motivation aus!
Überprüft zunächst Euer Organigramm: Welche Teams sind vorhanden? Wofür sind die Teams verantwortlich? In welcher Beziehung stehen die Teams zueinander?
Ihr habt gar kein Organigramm? Dann erstellt eins 😊 Eine Skizze reicht anfangs völlig aus. Es gibt vielfältige Visualisierungen: Der Klassiker ist das Linien-Organigramm. Oben der Chef, dann die Teamleiter, unten die Arbeiter. Umgedreht sieht das ganze schon etwas besser aus: Unten die Chefs als Basis, darüber die Teamleiter, oben die Working Heroes.
Zeitgemäß ist jedoch eine andere Form: Stellt die Teams nicht hierarchisch, sondern als Blasen oder Kreise dar. Auch die Unternehmensleitung ist ein eigener Kreis, der sich somit als Dienstleister bzw. interner Kunde der anderen Teams versteht. Es kann einen „inner circle“ geben und einen äußeren Kreis, der direkten Kontakt zum Kunden bzw. Gast hat. JA denn auch der Kunde sollte im Organigramm auftauchen!
Je kleiner Dein Unternehmen ist desto mehr Sinn kann es machen auch EXTERNE mit aufzunehmen, z.B. wichtige Netzwerkpartner, wesentliche Lieferanten, entscheidende Vertriebspartner.
Im nächsten Schritt überprüft die Hauptaufgaben und regelmäßig wiederkehrende Aufgaben des ganzen Teams mit der Zielsetzung: ALTLASTEN ENTSORGEN!
Es verhält sich so wie mit einer Skulptur: Von einem Klotz – aus Stein, Holz o.ä. – wird etwas WEG geschlagen. So lange, bis etwas Schönes entsteht. Denkt an den David von Michelangelo. Wieviel Dinge tut Ihr tagein tagaus, die eigentlich gar nicht sein müssten? Wo gibt es Unklarheiten in Sachen Verantwortlichkeit, Häufigkeit, Vertretung? Was kann optimiert oder gestrafft werden? Welche Aufgaben will ich loswerden? Welche Aufgaben möchte ich übernehmen? Habt den Mut Gewohnheiten und Dinge, die selbstverständlich sind zu hinterfragen!
Schritt 2: Optimiert Eure ABLAUF-Organisation
Die Ablauforganisation beschreibt Eure Arbeitsprozesse. Schritt 1, Schritt 2 und so weiter. Ein anderes Wort dafür ist Prozessmanagement.
Im Fokus steht nicht die Frage WER macht es, sondern WAS ist zu tun. Wie ist der Ablauf im Gesamtbetrieb? Wie sieht Eure Wertschöpfungskette aus?
Marketing -> Angebotserstellung -> Dienstleistungen erbringen -> Service und After Sales
Wo gibt es Ansätze für Verbesserungen? An welchen Schnittstellen hakt es?
Aller guten Dinge sind drei. Oder fünf. Fünf Finger – das kann man sich gut merken. Geht anhand dieser kleinen Checkliste Eure Prozesse durch:
- Weitermachen mit…
- Aufhören mit…
- Mehr von…
- Anfangen mit…
- Weniger von…
Als nächstes konzentriert Ihr Euch auf die drei Hauptinteressengruppen für Euren Betrieb:
1) Die Kunden bzw. Gäste
2) Die Mitarbeiter
3) Die UnternehmerIn
Und fragt Euch nun: Was können wir aus deren Sicht jeweils optimieren?
- Aus Sicht der Kunden bzw. Gäste (oder Patienten, Klienten, Mandanten…) Wo sind die Touchpoints? Nehmt die Sichtweise des Kunden ein und geht die Berührungspunkte durch… Wo könnt Ihr die Kundenbegeisterung tunen?
- Aus Mitarbeitersicht: Kill a stupid rule! Welche nutzlosen Dinge können wir getrost weglassen, damit die Umsetzung besser gelingt? Welche Punkte auf den Checklisten können gestrichen werden? Welche Checklisten sind sogar überflüssig? Welche Reports können zusammengefasst werden? Wie können wir die interne Kommunikation verbessern? Wie können wir unsere Regelkommunikation straffen?
- Aus unternehmerischer Sicht: Work it boss! Stimmt die Wirtschaftlichkeit? Welche Hebel habt Ihr, um a) Umsätze zu erhöhen (Zusatzverkäufe platzieren!) oder b) Kosten einzusparen (Welches sind Eure wichtigsten Kosten-Nerven? Teamkosten, Wareneinsatz, was noch?)
Schritt 3: Sammelt Eure Verbesserungen und erarbeitet einen Plan für die Umsetzung.
Mit Sicherheit habt Ihr nun viele Ideen gesammelt. Um sich nicht zu verzetteln ist es wichtig, eine sinnvolle Reihenfolge zu haben. Das bringt Euch den gerade notwendigen Fokus.
Dazu stellt Euch zwei Fragen:
> Welchen Nutzen hat diese Ideen, diese Verbesserung, das Projekt?
Für den Gesamtbetrieb, für die Gästebegeisterung, für die Mitarbeiter? Hat es einen Nutzen in Sachen Nachhaltigkeit und Digitalisierung? Für das Marketing?
> Wie leicht lässt sich diese Sache umsetzen?
Schwierig (mit viel Budget und Zeitaufwand verbunden bzw. komplex, weil viele Schritte notwendig sind) oder leicht (schnell mit wenig Aufwand umsetzbar, niedrige Kosten). Ihr geht zuerst die Themen an, die einen HOHEN NUTZEN sowie LEICHT UMZUSETZEN sind. Das sind Eure „Quick Wins“.
Und dann noch einen AKTIONSPLAN festlegen: WAS macht WER bis WANN. Wiedervorlage des Aktionsplans: Im wöchentlichen (digitalen) Teammeeting!
Viel Erfolg bei der Umsetzung!
Eure Meike
PS: Lust auf einen professionell moderierten Online-Workshop zu diesem Thema? Sprecht mich gerne an. Weitere Infos auch auf https://www.wert-arbeit.com/workshops/. Ich freue mich auf Eure Anfrage!
Business ohne Brimborium – Excellence mit Struktur und Herz!
