Manchmal siehst du vor lauter To Dos den Wald vor lauter Bäumen nicht. Ihr seid permanent unterbesetzt, der Chef gestresst und die Kunden haben tausend Sonderwünsche. Es gibt viel mehr zu tun als eigentlich zu schaffen ist. Du bist meist mit „Brände löschen“ beschäftigt, an Projektarbeit ist kaum zu denken. Jeden Abend fragst du dich wie das weiter gehen soll und gehst unzufrieden in den (eigentlich wohlverdienten) Feierabend.
Das ist unschön, aber die Wahrheit ist: Das wird nicht besser. Je anspruchsvoller dein Job ist, desto mehr Aufgaben gibt es, die nicht einfach nach Liste abgearbeitet werden können. Also stelle dich dieser Situation und arbeite an deinen Fähigkeiten den Arbeitsberg zu bewältigen.
Das Geheimnis liegt darin, wie du deine Aufgaben PRIORISIERST.
Cyril Northcote Parkinson, ein britischer Historiker und Publizist, entdeckte die nach ihm benannten Parkinsonschen Gesetze. Er beobachtete, dass Arbeit genau in dem Maße ausgedehnt wird, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht (Bürokratiewachstum). Anhand von konkreten Beispielen konnte er nachweisen, dass Verwaltungen einen stetigen jährlichen Zuwachs an Personal verzeichnen, der unabhängig vom Umfang der Aufgaben der Verwaltungen ist.
Das kennen wir alle: Wenn wir für Samstagabend Freunde zum Essen zu Hause eingeladen haben, können wir entweder den ganzen Samstag mit Vorbereitungen, Aufräumen, Putzen und Kochen verbringen – aber es gelingt uns auch in einer sportlichen Stunde. Es ist also „gesund“ ein Team nicht wachsen zu lassen, sondern im Gegenteil die Arbeit mit den vorhandenen Team-Ressourcen zu bewältigen.
Weiterhin ist es wichtig zu verstehen, dass die die Leistung zählt, die du erbringst, sondern die WIRKUNG, die du erzeugst. Frei nach dem Pareto-Prinzip erreichst auch du vermutlich mit 20% deiner Zeit 80% deiner Ergebnisse. Heißt im Umkehrschluss: 80% deiner Zeit „verplemperst“ du und erreichst nur 20% deiner Ergebnisse! Also stärke deine Fähigkeiten zum richtig Priorisieren. Dein Ziel sollte sein: Vollende eine Aufgabe, die einen echten Fortschritt bedeutet und lasse alle anderen auf der Strecke.
Schritt 1: Schreibe ALLES auf
Wer schreibt der bleibt. Verabschiede dich davon, dir alles im Kopf merken zu können. Gewöhne dir an, wirklich ALLES aufzuschreiben, was du erledigen willst. Und: reserviere dir dafür ausreichend Zeit! Eine Faustregel besagt: 8 Minuten Planung = 1 Stunde Zeitgewinn. PostIts sind NICHT die Lösung. Informationen und To Dos gehören in feste Systeme, nur so kannst du sie zuverlässig steuern. Du brauchst eine zuverlässige Struktur, um deine To Dos und Gedanken zu notieren. Welche Form der Verschriftlichung ist für dich und dein Team passend? Vom schriftlichen Notizbuch bis zur digitalen Organisation ist alles erlaubt. Hauptsache es funktioniert.
Im Zentrum deiner Arbeit stehen immer zwei Dinge:
- Dein Terminkalender
- Deine To-Do-Liste
Ich persönlich arbeite mit ToDoIst, wo ich alle meine Aufgaben nach Fälligkeit und Kontext notiere (in welchem Kontext ist diese Aufgabe zu erledigen? Z.B. Telefonat, Einkaufen, Meeting, Lesen…).
Schritt 2: Kenne deine Ziele
„Skirennen werden im Sommer entschieden“ sagte einst Peter Müller, ein Schweizer Skirennfahrer und Weltmeister.
Kenne deine operativen Ziele
Dein oberstes OPERATIVES Ziel sollte sein: Mach deine Kunden happy. Genauer gesagt: Mach deine A-Kunden happy. Das setzt voraus, dass du weißt, wer die Kunden deiner Arbeit sind. Wer ist es extern? Kunden, Lieferanten, Netzwerkpartner, Behörden…Wer ist es intern? Kollegen, andere Leistungsbereiche, Chef, Mitarbeiter… Welche Erwartungen haben sie an dich?
Kenne deine strategischen Ziele
Auf diese musst du hinarbeiten, sie passieren nicht von allein. Strategische Ziele resultieren aus eurer Ausrichtung (Wo wollen wir hin? Wer wollen wir sein? Warum gibt es uns? Welche Werte sind uns wichtig?) und der Routenplanung (Welchen Weg gehen wir, um dort anzukommen?) Daraus ergeben sich Meilensteine in der Zukunft. Das sind strategische Ziele. Diese erreicht man immer entweder über Prozesse, die aktiv verbessert oder angepasst werden oder Projekte. Eure übergeordneten strategischen Ziele müssen konkretisiert werden, damit sie keine Luftblase bleiben. Erarbeitet Jahresziele, die wiederum in Monatsziele heruntergebrochen werden. Monatsziele werden zu Wochenzielen, die in die Tagesplanung fließen.
Gewöhne dir Planungsrituale an. Mein Ritual der Monatsplanung immer am 1. des Monats:
Rückblick: Bewertung des vergangenen Monats (z.B. Monatsbericht) und nicht erledigtes übertragen.
Ausblick: Erst der Terminkalender, dann die Liste was zu tun ist a) Persönliche Ziele b) Ziele laut Jahreszielplan c) Projekte – My personal Kanban
Mein Ritual der Wochenplanung immer freitags:
Rückblick: Reflektion der vergangenen Woche und nicht erledigtes übertragen
Ausblick: Erst der Terminkalender, dann die Liste was zu tun ist a) Persönliche Ziele b) Ziele laut Jahreszielplan c) Projekte – My personal Kanban
Schritt 3: Arbeite mit Fristen
Auf der To-Do-Liste sollten alle Fristen deutlich erkennbar sein, damit du auf einen Blick erkennst, welche Aufgaben zeitnah zu erledigen und welche Termine vorauszuplanen sind. Es ist auch wichtig, sich selbst Fristen zu setzen, auch wenn sie offiziell nicht erforderlich sind; andernfalls werden wichtige Aufgaben zurückgestellt, nur weil sie nicht zeitkritisch sind.
Schritt 4: Unterscheide WICHTIG-DRINGEND
Sind wir ehrlich: Meistens kümmern wir uns vorrangig um die dringenden Dinge. Wir spielen Feuerwehr und löschen Brände von früh bis spät. Dabei gerät die zweite Dimension außer Sicht, nämlich die Frage nach der Wichtigkeit. Du musst dir also immer ZWEI Fragen stellen:
- Wie dringend ist das? UND…
- Wie wichtig ist das?
Dringende UND wichtige Dinge sollten zuerst erledigt werden. Das sind z.B. Mitarbeitergespräche, Gespräche mit A-Kunden etc. Wichtige, aber nicht dringende Dinge geraten leicht in Vergessenheit. Diese musst du aktiv planen und mit Fristen versehen. Dazu gehört z.B. Projektarbeit an strategischen Zielen, den nächsten Blogpost vorbereiten etc. Dringende, aber nicht wichtige Dinge solltest du nach Möglichkeit delegieren oder zumindest reduzieren. Arbeite mit Zeitbeschränkung bei Meetings. Und was ist mit den nicht wichtigen und nicht dringenden Dingen? Die gehören in die MÜLLTONNE!
Schritt 5: Konzentriere dich und vermeide Ablenkungen
Studien zeigen, dass Menschen in Machtpositionen bei zunehmenden Schwierigkeiten eher einem einzigen Ziel den Vorrang geben. Menschen in Positionen mit geringem Einfluss versuchen, mehrere Prioritäten zu halten. Diese Doppelstrategie wurde mit einem Leistungsrückgang in Verbindung gebracht. Das bedeutet: Die wichtigsten Aufgaben werden nicht auf höchstem Niveau erfüllt. Du kennst deine Ziele. Nun musst du auch sicherstellen, dass du diese erreichst.
Reserviere dir dafür „stille Stunden“, um den berühmt-berüchtigten Sägeblatt-Effekt zu vermeiden. Angenommen, du widmest dich einer komplexen Aufgabe, die auf deine strategischen Ziele einzahlt. Du beginnst konzentriert. Kurz darauf klingelt das Telefon, die Kollegin hat eine wichtige Frage zu einem Kundenvorgang. So weit so gut. Wenn du dich wieder deiner komplexen Aufgabe widmest, musst du dich erst wieder reindenken und „Anlauf nehmen“, bist du wieder voll dabei bist. Im nächsten Moment kommt dein Mitarbeiter rein und will mit dir den Urlaub für nächstes Jahr abstimmen. Wieder ein Einbruch in deiner Konzentrationskurve. So geht es weiter… und durch die vielen Anläufe, die du nehmen musst, verzögert sich die Erledigung deiner komplexen Aufgabe um ein Vielfaches! Ein ungestörter Zeitblock bedeutet Arbeitsgewinn.
Fasse gleichartige Arbeiten zu Blöcken zusammen. Arbeite deine Aufgaben nicht nach Liste ab, sondern clustere sie in Themen. Zum Beispiel kann deine Tagesagenda folgendermaßen aussehen:
- Prio A Aufgaben
- Telefonate
- Schriftverkehr
- Administration
- Prio A Aufgaben
- Telefonate
- Schriftverkehr
- Administration
Eine gute Ordnung sichert dir Konzentration! Beherzige die Regel: Alles hat EINEN Platz, alles hat SEINEN Platz. Alle Dinge, die keinen Platz haben, fliegen umher und knabbern an deinem Fokus.
Prokrastinierst du noch oder arbeitest du schon? Prokrastination laut Wikipedia: (lateinisch procrastinatio ‚Vertagung‘, Zusammensetzung aus pro ‚für‘ und cras ‚morgen‘) Erledigungsblockade, Aufschiebeverhalten, Handlungsaufschub, ist das Verhalten, als notwendig aber auch als unangenehm empfundene Arbeiten immer wieder zu verschieben, anstatt sie zu erledigen.
Wer kennt das nicht? Noch schnell Social Media Accounts ansehen, oder dies und das online recherchieren – aber eigentlich müsste mich an die Erledigung der Steuererklärung machen. Wie kann ich das verhindern? Versuche es mit der Pomodoro-Technik. Diese wurde von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, welche Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte. Also leg einen Arbeits-Sprint hin, der zeitlich begrenzt ist. Stelle dir tatsächlich einen Wecker und erlaube dir, dann aufzuhören. Ich wette, dass du – einmal angefangen – dann doch drüber bleiben wirst…
Schritt 6: Erkenne deine Quick Wins
Bringe deine To Dos in die richtige Reihenfolge, in dem du dich zwei Dinge fragst:
- Wie hoch schätze ich den Nutzen der erledigten Aufgabe ein? Der Nutzen kann für mich, für mein Team, für das Gesamtunternehmen, für Kunden sein.
- Wie hoch schätze ich die Machbarkeit ein? Ist die Aufgabe leicht zu erledigen (wenige Schritte, allein zu bewältigen, wenig Ressourcen werden benötigt) oder schwierig (mehrere Schritte nötig, mehrere Personen müssen eingebunden werden, Ressourcen werden benötigt)?
Daraus ergibt sich die Einteilung in
- Hoher Nutzen, leicht umzusetzen: Das solltest du zuerst angehen. Dies sind deine „low hanging fruits“ oder „quick wins“, also Dinge, die dir einen schnellen Erfolg bringen. Das ist wichtig für die Motivation.
- Hoher Nutzen, schwierig umzusetzen: unbedingt gleich planen, sorgfältig im Blick behalten und einzelne Schritte umsetzen.
- Niedriger Nutzen, leicht umzusetzen: wird im Nachgang bearbeitet oder „zwischendurch“ bei freien Kapazitäten.
- Nieder Nutzen, schwierig umzusetzen: wandert in den Papierkorb!
Schritt 7: Trainiere Zeitmanagement
Eine wichtige Grundregel der Zeitplanung lautet: Teile deine Arbeitszeit ein in
- 60 % geplante Aktivitäten
- 20 % unterwartete Aktivitäten (Reserve für Pufferzeiten und nicht planbare
Aktivitäten, Störgrößen, Zeitfresser) - 20 % spontane Aktivitäten (Führungstätigkeiten, kreative Zeiten,
soziale und kommunikative Aktivitäten)
Je nach Art und Eigenheit der Tätigkeit variieren diese Werte. Verplane also nicht mehr als 60 % der Zeit aktiv und reserviere 40 % als Pufferzeit für unerwartete, spontane Aktivitäten!
Übe und trainiere deine Zeitplantechniken. Man lernt nie aus! Die wichtigsten Zeitplantechniken im Überblick:
-
- Das Kieselprinzip verstehen
- Prinzip der Schriftlichkeit
- Eisenhower Prinzip
- Pareto-Prinzip
- „Stille Stunden“ reservieren
- Leistungskurve beachten
- 60:20:20 Regel
- Nicht zum Sklaven machen lassen…
- Bewertung und Verbesserung!
Und last but not least beherzige die KISS-Formel:
Keep It Simple, Sweetheart!
Business ohne Brimborium – Anpushen… Strukturieren… Umsetzen!
Viel Freude und Erfolg wünscht Euch
Meike Wilmowicz
